保育園の卒園準備担当は大変でした！進め方・トラブル回避のコツ

すっかり秋ですね。

保育園の卒園まで半年を切りました。

5歳児クラスの秋～冬といえば、学童の申請があったりと卒園を強く意識する時期ですよね。

保育園は0歳児から通えば6年！1歳児からでも5年お世話になる場所です。

我が家は２人とも転園を経験したので、そこまで長くお世話になった保育園はありませんでしたが、親の仕事を支えてくださる場所として思い入れを持っていました。

ずっと同じ保育園にお世話になっていたら、その気持ちも一層強くなるのだろうなと想像します。

卒園にあたっては、卒園担当の係を設ける保育園も多いのではないでしょうか？

今年、次男の卒園に際して、わたしも卒園準備を担当したので、進め方・トラブル回避術についてお話していきます。

担当となったママさん、是非参考にしてください。

卒園準備担当（卒園対策委員）はどうやって決まるの？

保育園によっていろんな決め方・パターンがありますよね。

幼稚園も同様だと思います。

卒園準備は誰が進めるのでしょうか？

わたしの場合は「任意のママ」パターンでした。

これは次男のクラスに限らず、通っていた保育園では例年有志のママが準備をしているのを聞いていたので想定通り。

クラスのママのタイプや仕事の忙しさなどを考慮すると、もしかしたらやる人はいないかも・・・という状況だったため、ママ友と2人で準備を立候補することにしました。

卒園準備担当を立候補する前にやったこと

仲間を巻き込む

これは前述の通り。

誰かがやらなければ準備は進まない状況だったので、声をかけあっていました。

またその声がけの中で、自分たちが主導になりつつ、サポートしてもらうメンバーを募る方向性で決定。

この時点でまだ卒園担当になるかは決まってはいなかったのですが。

本格的に準備を始めたときに、どの部分を他のママにサポートをお願いするかイメージをし、巻き込んでいけるように下準備をしていました。

スケジュール感をイメージする

卒園式までのざっくりスケジュールを考えましょう。

業者への記念品の発注や、各家庭での先生へのメッセージの作成を考えると、自分たち以外の人が作業する期間が必要となります。

また、クラスメンバーが一同に集まる機会は年に数回の懇談会のみだったため、卒園式から逆算しつつも、最後の秋の懇談会が準備スタートとなるようにスケジュールをイメージしていきました。

お手紙を用意する

懇談会に来ないママもいるのでお手紙で卒園準備について告知する必要がありました。

また口頭だと絶対認識に齟齬が生まれるので、懇談会に合わせて事前にお手紙を用意しました。

お手紙の内容は「卒園準備を担当すること」「用意する必要のあるもの（大筋の準備内容も含む）」にしました。

つまり、

の手順で進めました。

卒園準備を進めよう！実際にやったこと

準備しなくてはならないものを洗い出す

卒園準備と行っても、園側が用意してくれるもの、親が用意するものが通っている園によって異なりますよね。

うちの園の場合は大きくは以下のものを親が準備する必要がありました。

実際この３つを細分化するとやることは増えるので次の項目でお伝えします。

中には卒園アルバムも親側が写真を選んだり、装飾したりする園もあるようですね。

また、謝恩会も外の飲食店で先生を交えて行うのがNGなために園内でやってから、飲食店でも集まるのが慣習になっていたり。

同じ園を卒園されたお子さんがいるママにリサーチしてみてください。

各作業にどの程度リソースが必要か見積もる

準備する必要のあるものに対して、どのくらい手間がかかるのか見積もります。

考えてみると意外と人手が必要そう・・・

記念品の選定もあれやこれや考えていたら、何個か候補出しをしなくてはならないし、オリジナリティを高めるとしたら子どもたちの手書きの絵や写真など各家庭に準備してもらうものも必要です。

その回収もです。

先生へのプレゼントも然り。

先生へのメッセージも回収したら終わりではなく、アルバムに綴じたり、そのアルバムを装飾するか否かも賛否分かれそう。

これは懇談会前の段階でもイメージしていましたが、やることは多そうです・・・

お手伝いしてくれるメンバーを募集する

やることが結構あることはわかった！

で、これ、すべて自分たち卒園準備担当でやるのか？？

前半にも少し書きましたが、本業の仕事やママ業もある中で難しいと判断したわたし達はサポートしてくれるママを募集しました。

自分たちは進行管理とサポートメンバーのフォロー、謝恩会の幹事に徹することに。

スケジュールをより具体的なものにする

卒園準備担当を立候補する段階ではまだざっくりだったスケジュール。

それを具体的にしていきました。

以下のような感じです。

多少ズレたりしましたが、概ね計画通りに進みました。

卒園記念品を考える

少し前述しましたが、何を卒園記念品にするか考えました。

これは賛否両論ありまして・・・

そもそもモノによってはいらないと主張するママがいたり、折角なんだからオリジナリティのあるものがいいと言うママも。

折り合いをつけるのは難しいですね。

最終的にキーホルダーにしました。

別記事でどのようなものを検討したかもご紹介したいと思います。

先生へのお礼のプレゼントを用意する

卒園式では先生に渡すプレゼントも必要ですよね。

またこれも賛否両論ありまして・・・

5歳児にしては珍しいと思うのですが先生が3名いたこともあり、ママで準備するものとお金の掛け方で意見が分かれました。

お花・・・

喜ぶかな？（男の先生もいたので）

結構お金かかりそう？（お金をかけたくない方もいました）

メッセージ・・・

3人分なので大きいのはいやだ！（とにかく作成する負担をなくしたい）

プレゼント・・・

やっぱりお金をかけたくない！（どうしてもお金をかけたくない）

結局、折衷案の形で調整しまして「サイズを控えめにしたメッセージカード」と子どもたちの卒園記念と同じキーホルダーにしました。

謝恩会を企画する

卒園式は午前中で終了するので、ランチ会の形式で謝恩会をしました。

事前にレストランを仮予約し、3月に入ってから正式な出欠確認をしました。

大人のコース料理の内容確認はもちろん、子どもたちのメニューや下の兄弟のベビーチェアの手配まで配慮する必要がありました。

トラブル回避のコツ

うちのクラスではとにかく意見が分かれました。

担当者の一存で進めてしまうこともできなくはありませんでしたが、折角皆で卒園するのだから気持ちよく卒園式を迎えたいですよね。

トラブル回避のためにしたことはこちらです。

とにかく気にしたのは気持ちよく卒園すること！

そのためにこまめに配慮しました。

さらにトラブル回避、最後まで気を抜かず会計報告

回収したお金に対して、1円単位で会計報告しました。

トータルで200円ほど残った記憶ですが、これも誰かの懐に入れることはせず、募金箱にIN。

全員と仲がよければ「もらっちゃいなよ～」なんてコミュニケーションにもなりますが、そうでない場合は会計は正確性と公平性を持って行ったほうがよいと思います。

まとめ

卒園担当になったらどう進めるか、どうトラブル回避するかについて書きました。

細々書きましたが総じてポイントは

だと考えています。

是非参考にしてみてくださいね！